Risk Alanları

Risk Alanları

Birçok toplu yaşam alanı sakininin, ödenen yüksek tutarlı profesyonel yönetim hizmet ücretleri karşılığında, bu hizmetleri ifa eden kişi ve kurumlardan hangi beklentilerinin bulunması gerektiği konusunda bilgi sahibi olmadıkları sıkça gözlemlenmektedir.

Doğru beklenti, doğru hizmet ilişkisinin ilk koşuludur. Bu konuda detaylı bilgi sahibi olan malik ve sakinler, yönetim kurulları ve firmalarının finansal ve operasyonel aktiviteleri üzerinde asgari bir denetim faaliyetini, kendi imkanlarıyla da kurgulayabilirler.

Aşağıdaki yapı ile 10 kategori ve 100 soruluk listenin sıkıştırılmış bir ana riskler tablosu olduğu, her maddenin bir şemsiye soru niteliği taşıdığı ve içindeki alt unsurlar ile birlikte sorgulanmaları gerektiği gözden kaçırılmamalıdır.

Bu liste, bir sitenin sadece yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini değil, aynı zamanda mülk değerini maksimize etmesini ve sakinlerin huzurunu garanti altına almasını hedefler. Herhangi bir soru "HAYIR" cevabı alıyorsa, orada bir risk (mali, hukuki veya operasyonel) mevcut demektir.

100 Soru

Sitelerde risk yönetimine pratik bir bakış açısı

Aidat ve rutin dışı giderlerdeki artış ve enflasyonist ortam, her siteye bağımsız bir bakış açısıyla profesyonellerce denetlenme olanağı sunmamaktadır.

Bu nedenle Site Denetim tüm sitelerde uygulanabilecek checklist mantığında hazırlanmış bir metodolojiyi tüm ziyaretçilerine ücretsiz olarak sunmaktadır.

10 kategoride özetlenen toplam 100 soruluk setin site yönetimini üstlenen kurum veya kişiler tarafından herhangi bir anda cevaplanabilir durumda olması efektif ve etkin bir yönetimin teyidi için vazgeçilmezdir.

1) Yönetişim, Yetki, Kurul Düzeni ve Hukuki Çerçeve

• Yönetim planı, KMK hükümleri ve güncel kurul kararları birbiriyle uyumlu mu ve maliklerin dijital erişimine açık mı?
• Yönetim kurulunun ve profesyonel firmanın yetki sınırları, imza sirküleri ve karar alma limitleri yazılı olarak tanımlı mı?
• Kritik harcamalarda "çift onay" ve "görevler ayrılığı" (harcamayı yapanla onaylayanın farklı olması) ilkesi fiilen işliyor mu?
• Genel kurul çağrıları, vekatet denetimi, hazirun cetveli ve tutanakların imza altına alınması usulüne uygun mu?
• Alınan kararların "iptal davası" riskine karşı hukuki görüş/onay mekanizması çalıştırılıyor mu?
• Yönetici veya yönetim kurulu üyeleri için "Huzur Hakkı" ve gider ödemeleri makul, yasal zeminde ve şeffaf mı?
• Yönetimsel hata, ihmal veya suistimal iddiaları için bağımsız bir şikâyet/inceleme hattı ya da iletişim kanalı mevcut mu?
• Mevzuat değişiklikleri (Resmi Gazete takibi vb.) sistematik olarak yapılıp yönetim uygulamalarına yansıtılıyor mu?
• Devam eden davalar, icra takipleri ve resmi ihtarların güncel durumu maliklere periyodik olarak raporlanıyor mu?
• Yönetim değişimi için "Dijital Varlıklar, Şifreler ve Karar Defteri" dahil eksiksiz bir devir-teslim protokolü hazır mı?

2) Mali Yönetim, Bütçe ve Tahsilat Disiplini

• İşletme projesi (bütçe); enflasyon, asgari ücret artış öngörüleri ve teknik eskime payı dikkate alınarak mı hazırlanıyor?
• Bütçe-fiili gerçekleşme analizleri aylık bazda yapılıyor ve %10'u aşan sapmalar için ek açıklama sunuluyor mu?
• Aidat dağıtım anahtarı (arsa payı/eşitlik vb.) yönetim planına uygun ve matematiksel olarak hatasız mı?
• Banka hesapları, fon yönetimi ve nakit akışı suistimale kapalı, sadece resmi kanallar üzerinden mi yürütülüyor?
• Gecikmiş aidat alacakları için otomatiğe bağlanmış bir icra takip ve temerrüt faizi sistemi işliyor mu?
• "Kötü borç" (tahsil edilemeyen alacak) karşılığı ayrılıyor mu ve bu borcun bütçeye etkisi yönetiliyor mu?
• Vergi kesintisi, stopaj, damga vergisi, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi bildirimleri hatasız ve zamanında yapılıyor mu?
• Rezerv fonlar (demirbaş/yenileme fonu) işletme bütçesinden ayrı bir hesapta ve amacına uygun biriktiriliyor mu?
• Sosyal tesis, kira ve reklam gibi yan gelirler "Ortak Giderden Mahsup" prensibiyle şeffaf yönetiliyor mu?
• Site adına yapılan tüm harcamalar 213 sayılı VUK ve ilgili mevzuata uygun geçerli belgelerle (fatura, e-arşiv vb.) destekleniyor mu?

3) Satın Alma, Tedarikçi ve Sözleşme Yönetimi

• Satın alma süreçleri; teknik şartname, en az 3 teklif ve karşılaştırma tablosu disiplinine uyuyor mu?
• Tedarikçi seçiminde "toplam sahip olma maliyeti" (bakım, enerji, ömür) analizi yapılıyor mu?
• Sözleşmelerde SLA (Hizmet Seviyesi Taahhüdü) ve KPI (Performans Göstergeleri) net olarak tanımlı mı?
• Tekrarlanan alımlarda "Çerçeve Sözleşme" yapılarak fiyat avantajı ve tedarik garantisi sağlanıyor mu?
• Tedarikçilerin vergi borcu, SGK borcu ve "yasaklılık" durumları düzenli olarak sorgulanıyor mu?
• Mal ve hizmet kabulleri; siparişi veren birim dışında bir "muayene kabul" yetkilisi tarafından onaylanıyor mu?
• Taşeronların "Alt İşveren" riskleri (SGK primleri, maaş ödemeleri) her hakediş öncesi kontrol ediliyor mu?
• Sözleşme fesih, yenileme ve ceza şartları sitenin haklarını koruyacak şekilde hukukçularca denetlenmiş mi?
• Sarf malzemeleri ve yedek parçalar için "Min/Max" stok seviyeleri belirlenmiş ve kayıt altına alınmış mı?
• Yönetimle organik bağı olan kişi/kurumlardan alım yapılmaması için "Etik Beyannamesi" imzalatılıyor mu?

4) İnsan Kaynakları ve İş Sağlığı Güvenliği (İSG)

• Tüm personelin (doğrudan veya taşeron) güncel görev tanımları ve organizasyon şeması mevcut mu?
• Personel yetkinlikleri (elektrik yetki belgesi, havuz operatörlüğü vb.) yasal gereklilikleri karşılıyor mu?
• Fazla mesai, vardiya düzeni ve yıllık izin planlaması hizmet aksamayacak şekilde ve yasaya uygun mu?
• Özlük dosyaları (İşe giriş, sağlık raporu, sabıka kaydı, eğitimler) eksiksiz ve KVKK'ya uygun saklanıyor mu?
• İSG Risk Değerlendirme raporu güncel mi ve tespit edilen aksiyonlar kapatılmış mı?
• Personelin Kişisel Koruyucu Donanım (KKD) kullanımı fiilen denetleniyor ve tutanak altına alınıyor mu?
• "Yüksekte Çalışma" ve "Kapalı Alan" gibi riskli işler için "İş İzin Formu" sistemi uygulanıyor mu?
• Personel performansı; sakin memnuniyeti ve iş tamamlama süresi gibi verilerle ölçülüyor mu?
• İş kazası ve "Ramak Kala" olayları için kayıt sistemi ve kök neden analizi mekanizması var mı?
• Personel devir hızı (sirkülasyon) takip ediliyor ve kurumsal hafıza kaybına karşı önlem alınıyor mu?

5) Fiziksel Güvenlik, Trafik ve Erişim Kontrolü

• Sitenin tüm giriş-çıkış noktaları, çevre duvarları ve kör noktaları kapsayan güncel risk haritası var mı?
• Güvenlik kamera sistemi (CCTV); kayıt süresi, görüntü kalitesi ve siber saldırı güvenliği açısından yeterli mi?
• Ziyaretçi, kurye ve tedarikçi girişlerinde "Kimlik Doğrulama" ve "Alan Kısıtlama" disiplini var mı?
• Plaka Tanıma Sistemi (PTS) ve bariyerler aktif çalışıyor, yetkisiz araç girişi engelleniyor mu?
• Güvenlik personelinin vardiya değişim/devriye tur kayıtları (akıllı kalem vb.) günlük olarak denetleniyor mu?
• Otopark yönetimi; hız sınırları, yangın güvenliği ve hatalı park müdahaleleri açısından disiplinli mi?
• Anahtar yönetimi (master key) ve şifreli geçiş sistemleri yetkilendirme matrisine göre mi işliyor?
• Taşınma süreçleri (giriş/çıkış); asansör koruması, saat kısıtlaması ve hasar tespitiyle yönetiliyor mu?
• Paket/kargo teslimat noktaları güvenlikli mi; soğuk zincir veya değerli kargo için özel alan var mı?
• Fiziksel güvenlik sistemlerinin (X-ray, dedektör vb.) periyodik kalibrasyon ve bakımları yapılıyor mu?

6) Teknik İşletme, Bakım ve Varlık Yönetimi

• Tüm teknik envanter (marka, model, seri no, ömür) dijital bir varlık yönetim sistemine kayıtlı mı?
• Kritik cihazlar (asansör, jeneratör, hidrofor) için 7/24 müdahale garantili bakım sözleşmeleri var mı?
• Periyodik bakımlar "İş Emri" üzerinden takip ediliyor ve bakım raporları teknik uzmanlarca onaylanıyor mu?
• Elektrik panoları, trafolar ve jeneratör odaları için termal kamera ölçümleri düzenli yapılıyor mu?
• Isıtma-soğutma sistemleri (Kazan, Chiller vb.) verimlilik testleri ve mevsimsel geçiş hazırlıkları yapılıyor mu?
• Yapısal sağlık; dış cephe, çatılar ve taşıyıcı sistemdeki deformasyonlar teknik gözle periyodik inceleniyor mu?
• Kritik yedek parça stoğu (rulman, kayış, sigorta vb.) "acil durum" ihtiyacını karşılayacak düzeyde mi?
• Teknik alanların ısı, nem, su baskını ve yetkisiz erişim güvenliği sensörlerle izleniyor mu?
• Topraklama ölçümleri ve paratoner testleri yasal sürelerinde uzman kuruluşlara yaptırılıyor mu?
• "Teknik İşletme El Kitabı" (arıza anında hangi vana kapanacak vb.) personelin erişimine açık mı?

7) Yangın, Acil Durum ve İş Sürekliliği

• Binaların Yangın Korunması Hakkında Yönetmelik gereği "Yangın Uygunluk Raporu" güncel mi?
• Yangın algılama ve söndürme sistemleri (sprinkler, pompa, duman tahliye) her ay test ediliyor mu?
• Acil çıkış yolları, kaçış merdivenleri ve yönlendirme tabelaları sürekli açık ve çalışır durumda mı?
• "Acil Durum Eylem Planı" kapsamında deprem, yangın ve tahliye tatbikatları yılda en az bir kez yapılıyor mu?
• Sitedeki engelli, yaşlı ve hareket kısıtlı sakinlerin "Acil Durum Tahliye Listesi" güncel ve hazır mı?
• İlk yardım çantaları, sedyeler ve varsa şok cihazlarının (AED) içerik ve şarj kontrolleri yapılıyor mu?
• Olası bir siber saldırı veya veri kaybı durumunda "Veri Yedekleme ve Kurtarma" planı hazır mı?
• Ana altyapı (su, elektrik, internet) kesintileri için B Planı ve alternatif besleme hatları tanımlı mı?
• Kriz anında sakinlere yapılacak "Acil Duyuru" kanalları (SMS, anons, uygulama) test edildi mi?
• Yönetim ofisi ve güvenlik merkezi için "Afet Sonrası Operasyonel Süreklilik" alanı belirlendi mi?

8) Enerji, Hijyen ve Çevresel Sürdürülebilirlik

• Enerji Kimlik Belgesi (EKB) mevcut mu ve enerji verimliliği artırıcı projeler (LED dönüşümü vb.) yapılıyor mu?
• Su depoları temizliği, dezenfeksiyonu ve Legionella analizi akredite laboratuvarlara yaptırılıyor mu?
• Ortak alan sayaçları ve pay ölçerlerin kalibrasyonları ile okuma doğrulukları periyodik kontrol ediliyor mu?
• Havuz suyu kimyasal ve mikrobiyolojik ölçümleri yasal periyodunda yapılıp sakinlere ilan ediliyor mu?
• Atık yönetimi; sıfır atık belgelendirmesi, tehlikeli atık ve tıbbi atık ayrıştırması kurallara uygun mu?
• Peyzaj sulamasında akıllı sensörler veya gri su/yağmur suyu geri kazanım sistemleri kullanılıyor mu?
• Haşere ile mücadele (ilaçlama) programı ekosisteme zarar vermeyecek şekilde ve kayıtlı yürütülüyor mu?
• Temizlik kimyasalları MSDS (Malzeme Güvenlik Bilgi Formu) belgelerine sahip mi ve doğru dozajlanıyor mu?
• Sitenin karbon ayak izini azaltmaya yönelik (elektrikli araç şarj istasyonu vb.) yatırımlar planlanıyor mu?
• Ortak alanlardaki gürültü ve hava kalitesi seviyeleri konfor standartları içerisinde mi?

9) Sosyal Alanlar, Peyzaj ve Yaşam Kalitesi

• Çocuk oyun alanları "TS EN 1176" standartlarına göre periyodik güvenlik muayenesinden geçiyor mu?
• Spor salonu, sauna, buhar odası gibi alanlarda kullanım kuralları ve hijyen sertifikasyonu mevcut mu?
• Evcil hayvan parkları ve ortak alan kullanımı için "Hayvan Hakları ve Komşuluk Hukuku" dengeli mi?
• Site içindeki ticari alanların (market, kafe vb.) çalışma saatleri, atık ve gürültü yönetimi denetleniyor mu?
• Peyzaj alanlarındaki ağaçların budama, ilaçlama ve devrilme riskine karşı teknik kontrolleri yapılıyor mu?
• Sosyal tesislerde sunulan hizmetler için "Sakin Memnuniyet Anketi" düzenli olarak uygulanıyor mu?
• Ortak alan aydınlatmaları "Güvenli ve Estetik" standartları karşılayacak düzeyde mi?
• Site içi yönlendirme tabelaları, ilan panoları ve görsel iletişim dili modern ve kurumsal mı?
• Komşuluk ilişkilerini güçlendirici sosyal etkinlikler ve atölye çalışmaları planlanıyor mu?
• Gayrimenkulün piyasa değerini artıracak "Estetik ve Fonksiyonel" iyileştirme projeleri bütçeleniyor mu?

10) Bilgi Teknolojileri, Veri Güvenliği ve Kurumsal Hafıza

• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyum süreci tamamlanmış, VERBİS kaydı ve envanter güncel mi?
• Sakin bilgileri, kamera kayıtları ve borç listeleri üçüncü şahısların erişimine karşı dijital olarak korunuyor mu?
• Yönetim yazılımı; yetkilendirme, log kaydı ve KVKK uyumluluğu açısından test edildi mi?
• Şikâyet ve talep yönetim sistemi (CRM); her talebin bir numarası ve "çözüm süresi" takibi var mı?
• Resmi web sitesi ve sosyal medya hesapları "Bilgi Edinme Hakkı"na uygun ve güncel yönetiliyor mu?
• Site arşivi (fiziksel ve dijital); yangın, su baskını ve yetkisiz erişime karşı güvenli bir alanda mı?
• İç denetim veya bağımsız dış denetim raporları maliklerle şeffaf şekilde paylaşılıyor mu?
• "Suistimal ve Etik Bildirim Hattı" veya benzeri bir iletişim kanalı üzerinden gelen ihbarlar gizlilik prensibiyle inceleniyor mu?
• Yönetim süreçleri "Kişiye Bağımlı" olmaktan çıkarılıp "Yazılı Prosedürlere" dayalı kurumsal yapıya dönüştü mü?
• Büyük Resim: Site yönetimi, sadece sorun çözen değil, sitenin gelecekteki risklerini öngören bir "Stratejik Yönetim" sergiliyor mu?